Metoda SMART i macierz Eisenhowera

W czym tkwi problem

Często wyznaczamy sobie jakiś moment w czasie, od którego planujemy zmienić coś w swoim życiu – od nowego roku, od wiosny, gdy dzieci pójdą do przedszkola, gdy wyzdrowieję, gdy schudnę, gdy zmienię pracę… Niestety, takie wyznaczenie celu powoduje, że nie tylko trudno przypisać mu konkretny moment, od którego zaczniemy do niego dążyć, ale przede wszystkim trudno osiągnąć. Warto zatem sięgnąć po sprawdzone metody, które mogą pomóc w skutecznym planowaniu i realizacji postanowień. Jedna z nich to metoda SMART, a druga to macierz Eisenhowera.

Metoda SMART

Metoda SMART jest narzędziem, które służy do efektywnego wyznaczania celów. Jest to akronim, czyli wyraz utworzony z pierwszych liter kilku wyrazów i pochodzi od angielskich słów:

• Specific (Konkretny): Cel powinien być jasno i precyzyjnie określony. Zamiast ogólnego celu „Chcę schudnąć", lepiej sformułować cel „Chcę schudnąć 5 kg". Zamiast mówić sobie „Znajdę lepszą pracę” warto dookreślić to, jaka ma być nowa praca, czym ma się zajmować firma, np. „Znajdę pracę na stanowisku sprzedawcy w firmie z elektroniką”.
• Measurable (Mierzalny): Ważne jest, aby móc zmierzyć postępy w realizacji celu. Najlepiej używać metody pomiaru w liczbach. „Schudnę 5 kg" jest mierzalne, ponieważ można śledzić utratę wagi. Chęć znalezienia pracy, w której wynagrodzenie będzie wyższe o konkretną kwotę, również można przedstawić w liczbach np. „Znajdę pracę na stanowisku sprzedawcy w firmie z elektroniką i chcę, aby moje wynagrodzenie było wyższe o 1000 zł od obecnego”.
• Achievable (Osiągalny): Cel powinien być realistyczny i możliwy do osiągnięcia. Wyznaczenie sobie celu „Schudnę 5 kg w miesiąc" jest bardziej osiągalne niż „Schudnę 20 kg w miesiąc". „Znajdę pracę ciągu 3 miesięcy” – jest realne do osiągnięcia, jeśli mamy odpowiednie kompetencje oraz szukamy jej poprzez regularne przeglądanie ofert pracy oraz aplikacje na stanowiska, które odpowiadają naszym kompetencjom.
• Relevant (Istotny): Cel powinien być istotny i mieć znaczenie dla osoby, która chce go zrealizować. Jeśli utrata wagi poprawi nasze samopoczucie, to taki cel można uznać za istotny dla nas. Jeśli nowa zmiana pracy podniesie nasze poczucie wartości to też jest coś, co jest dla nas istotne.
• Time-bound (Określony w czasie): Każdy cel powinien mieć wyznaczony termin realizacji określony w czasie np. „Schudnę 5 kg do 30 czerwca", „Znajdę pracę na stanowisku sprzedawcy w firmie z elektroniką w ciągu 100 dni od mojego postanowienia”.

Stosując metodę SMART, zwiększamy szanse na realizację naszych postanowień, ponieważ cele stają się klarowne i łatwiejsze do monitorowania.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to narzędzie do priorytetyzacji zadań, opracowane przez generała Dwighta Eisenhowera. Pomaga ona w organizacji zadań poprzez podział na cztery kategorie:

Zadania pilne i ważne

Są to zadania, które nie mogą czekać i trzeba je natychmiast zrobić lub na nie zareagować. Odnosząc się jeszcze raz do kwestii chudnięcia lub szukania pracy, można ten parametr również zastosować. Ważne jest dbanie na co dzień o zdrowie, ale czasem dopiero nagłe omdlenie lub wizyta w szpitalu sprawiają, że należy pilnie wykonać badania i umówić się do lekarza. Jest to bowiem ważne dla naszego lepszego samopoczucia lub może zadecydować o jakości naszego życia. Tak samo można zastosować tę kategoryzację zadań do pilności i ważności szukania pracy. Czasem trzeba ją pilne zmienić ze względu na jakąś trudną relację lub sytuację, a czasem jest to ważne, abyśmy mogli się rozwijać. Warto pamiętać o tym w chwilach zastanawiania się nad priorytetami w określonym momencie naszego życia.

Zadania pilne i nieważne

Sprawy te najczęściej są pilne dla kogoś innego i często musimy zadecydować, czy dla nas są one równie pilne i ważne. Są to zadania, które czasami można oddelegować komuś innemu.

Zadania niepilne i ważne

Rzeczy, które teraz nie są pilne, staną się takie później. To są te zadania, które można odłożyć na później i optymalnie rozłożyć je w czasie – uważa Mike Clayton autor poradnika „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania”.

Do zadań takich należą np. odpoczynek, relaks oraz budowanie relacji – na co dzień nie są one pilne, ale są ważne. Należy je także zaplanować, gdyż odkładanie ich w nieskończoność może odbić się na naszym zdrowiu lub sprawić, że zostaniemy w życiu całkiem sami. Takie kwestie bowiem również powinny zostać zapisane w naszych planach.

Zadania niepilne i nieważne

Są to te zadania i czynności, na które marnujemy najwięcej czasu, a których paradoksalnie w ogóle nie musimy planować; co więcej – powodują, że wykonywanie naprawdę pilnych zadań przesuwa się w czasie. Przykładowo: gdy zaplanowaliśmy ćwiczenia, które mają wzmocnić naszą dietę, ale skupiamy się na jedynie na wybieraniu ich to marnujemy czas, podobnie gdy zamiast pisać CV do nowego pracodawcy, skupiamy się na wyborze idealnej czcionki. Dobrym sposobem na ich wyeliminowanie jest zapisywanie długości czasu, jaki spędzamy na przeglądaniu czegoś lub rozmyślaniu co można by zrobić, zamiast to zrobić.

Podsumowanie

Warto wypróbować planowanie osiągania celów łącząc te dwie metody. Stosując macierz Eisenhowera, możemy efektywnie zarządzać naszym czasem, skupiając się na zadaniach, które naprawdę mają znaczenie dla realizacji naszych celów i postanowień, a które następnie możemy ułożyć zgodnie z metodą SMART.

Piśmiennictwo:

Mike Clayton Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania, Warszawa 2011.

Autor: Michalina Stanisławska